Integritetspolicy

(Information in English is available by following this link.)

På SamCert AB värnar vi om din personliga integritet och strävar alltid efter att säkerställa en hög nivå av integritetsskydd. Vi är fast beslutna att skydda och respektera din integritet i enlighet med tillämplig lagstiftning och god praxis för dataskydd. Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in, använder och skyddar din personliga information samt beskriver dina rättigheter i samband med behandlingen av dina personuppgifter.

Vad är personuppgifter och behandling av personuppgifter?

Personuppgifter omfattar all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det innefattar uppgifter som namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer och annan information som kan identifiera en specifik individ. Behandling av personuppgifter innebär alla åtgärder som vidtas med personuppgifterna, såsom insamling, registrering, lagring, bearbetning och överföring.

Vem är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter?

SamCert AB, med organisationsnummer 556872-5344 och adress SPACES, Theres Svenssons gata 13, 417 55 Göteborg, är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlar vi in och varför?

Vi samlar in olika typer av personuppgifter beroende på syftet med insamlingen. För exempelvis anställda samlar vi in information såsom namn, personnummer och kontaktuppgifter för ändamål som löneutbetalning, skatteinbetalning, försäkringar och företagshälsovård. För kunder samlar vi in information såsom namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter för att kunna hantera avtal och leverera våra tjänster. För prospects samlar vi in kontaktuppgifter för att kunna bedriva marknadsföring och värva nya kunder.

Laglig grund för behandling av personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter enligt olika lagliga grunder beroende på ändamålet med behandlingen. Vanliga lagliga grunder inkluderar fullgörande av avtal, samtycke, berättigat intresse och rättslig förpliktelse.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål för vilka de samlades in eller så länge det krävs enligt tillämplig lagstiftning. Lagringsperioderna kan variera beroende på ändamålet med behandlingen och eventuella lagliga krav.

Dina rättigheter som registrerad

Som registrerad har du vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter. Dessa inkluderar rätten till tillgång till dina personuppgifter, rättelse av felaktiga uppgifter, radering av information, begränsning av behandling, invändningar mot behandling och rätt till dataportabilitet. Du har också rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till behandling av personuppgifter.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot oavsiktlig förlust, obehörig åtkomst, ändring eller spridning. Vi utbildar våra anställda om vikten av dataskydd och säkerhet och vi genomför regelbundna säkerhetsgranskningar och revisioner för att säkerställa att våra säkerhetsåtgärder är effektiva.

Delning av personuppgifter med tredje part

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med tredje parter i vissa fall för att kunna tillhandahålla våra tjänster eller uppfylla lagliga förpliktelser. Vi säkerställer att alla tredje parter som vi delar personuppgifter med är bundna av sekretessavtal och följer tillämplig lagstiftning om dataskydd.

Information om personuppgiftsbehandling – visselblåsning

Nedan följer information om den personuppgiftsbehandling som sker i samband med vår hantering av visselblåsningsärenden samt dina rättigheter som registrerad.

Personuppgiftsansvarig

Ansvarig för behandlingen av personuppgifter är:
SamCert AB, org.nr. 556872-5344
Theres Svenssons gata 13, 417 55 Göteborg
kontakt@samcert.se, 010-148 55 00

För ytterligare information om vår hantering av personuppgifter, se vår vid var tid gällande Personuppgiftspolicy.

Ändamål med behandlingen och laglig grund

Ändamålet med behandlingen är att kunna uppfylla de lagkrav som ställs på organisationen att tillhandahålla visselblåsning och genomföra den utredning som ärendena kräver. Ändamålet är också att behandla personuppgifter där det är nödvändigt i samband med uppföljningsärenden. Detta innebär att vi kan behöva behandla personuppgifter för att:

– Hantera rapporterade visselblåsningsärenden,

– Tillvarata organisationens rättigheter och skyldigheter utifrån de oegentligheter som framkommer i visselblåsningsärenden,

– Uppfylla de lagkrav som ställs på organisationen.

Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter i samband med visselblåsningsärenden är som utgångspunkt rättslig förpliktelse enligt 5 kap. 2 § i lag om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.

Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter i samband med uppföljning av visselblåsningsärenden och andra åtgärder som vidtas med anledning av ett inrapporterat ärende är fullgörande av rättslig förpliktelse eller organisationens berättigade intresse i att tillvarata sina rättigheter utifrån misstänkta eller konstaterade oegentligheter.

Kategorier av registrerade

I samband med hantering av visselblåsningsärenden kan behandling av personuppgifter ske avseende följande kategorier av registrerade:

– Den som rapporterar ett ärende, om hen inte väljer att vara anonym,

– Den eller de som förekommer i en rapportering,

– Den som har en administrativ roll att behandla och utreda rapporterade ärenden.

Utlämnande av uppgifter och personuppgiftsbiträden

Uppgifterna kan komma att lämnas ut till myndigheter (t.ex. polismyndighet i de fall visselblåsningsärenden leder till polisanmälan). Uppgifter kan också komma att lämnas ut till andra delar av verksamheter eller andra bolag inom koncernen i samband med utredning, uppföljning och åtgärdande med anledning av ett visselblåsningsärende. Behandling i samband med visselblåsningsärenden sker också hos personuppgiftsbiträden. Dessa får enbart agera på våra instruktioner vilket regleras särskilt i biträdesavtal.

Överföringar till tredje land

Vi strävar efter att inte överföra uppgifter till ett land eller bolag placerat utanför EU/EES och all lagring av personuppgifter som avser innehållet i visselblåsningsärenden sker inom EU/EES på servrar som ägs av bolag inom Sverige.

Inloggningsadministrationen sker genom active directory, Microsoft Azure. Lagringen sker inom EU/EES men eftersom leverantören är amerikansk finns det en risk att inloggningsrelaterade personuppgifter kan komma att göras tillgängliga för amerikanska myndigheter vilket kan ha negativ påverkan på integritetsskyddet eftersom amerikanska myndigheter inte är bundna till att följa GDPR. För det fall överföring till tredje land sker finns det standardavtalsklausuler som skyddsåtgärd. Vänligen kontakta oss för mer information om hur vi skyddar dina personuppgifter.

Lagring och gallring

Dina personuppgifter som förekommer i ett visselblåsningsärende kommer sparas i två år från det att ärenden avslutats. De personuppgifter som förekommer för att hantera administration och behörighet sparas så länge behörigheten gäller. När lagringstiden löper ut gallras samtliga personuppgifter.
Om ett ärende kräver fortsatt utredning internt kommer vi att fortsätta behandla dina personuppgifter så länge ärendet kräver det.

Dina rättigheter som registrerad

När vi samlar in och behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter.
Du har rätt att:

– Begära ett utdrag över de personuppgifter företaget behandlar samt på vilket sätt de behandlas;

– Begära rättelse av eventuellt felaktiga uppgifter;

– Begära att bli raderad.

Detta kan dock endast genomföras förutsatt att företaget inte har rätt att behålla uppgifterna på någon annan laglig grund;

– Begära att behandlingen under vissa omständigheter begränsas, t.ex. under tiden en fråga om huruvida uppgifter är korrekta eller inte utreds;

– Nyttja rätten till dataportabilitet;

– Invända mot profilering. Gäller endast uppgifter du tillhandahållit företaget och dessa behandlas automatiskt och att dessa behandlas med stöd av avtal eller samtycke; och

– Vända dit till behörig tillsynsmyndighet (i Sverige Integritetsskyddsmyndigheten IMY) om du har synpunkter på hur vi behandlar dina personuppgifter.

Observera att dina rättigheter enligt ovan kan påverkas av den tystnadsplikt som gäller för visselblåsningsrelaterade uppgifter samt för de fall ett röjande gör att utredningen försvåras. Möjligheten att utöva dina rättigheter kommer att bedömas utifrån bland annat den rättsliga grunden och ändamålet för aktuell behandling.Vid frågor angående hanteringen av dina personuppgifter, kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges i inledningen till denna information.

Säkerhet

Företaget vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska informationssäkerhetsåtgärder för att förhindra och begränsa risker som är förknippade med att utge personuppgifter såsom obehörig åtkomst, avslöjande, missbruk, förändringar och förstörelse. Endast ett fåtal behöriga personer bundna av sekretess har tillgång till identifierbara personuppgifter.

Ändringar i vår integritetspolicy

Vi förbehåller oss rätten att göra ändringar i denna integritetspolicy. Eventuella ändringar kommer att publiceras här på vår webbplats och vi kommer att meddela dig om väsentliga förändringar som kan påverka din rätt till dataskydd.

Kontakta oss

Om du har frågor eller funderingar om vår integritetspolicy eller vår behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges nedan. Vi kommer att göra vårt bästa för att besvara dina frågor och lösa eventuella bekymmer du kan ha.

SamCert AB  SPACES, Theres Svenssons gata 13, 417 55 Göteborg  Telefon: 010-148 55 00  E-post: kontakt@samcert.se

Tack för att du tar dig tid att läsa vår integritetspolicy. Din integritet är viktig för oss och vi är dedikerade till att skydda den på bästa möjliga sätt.